1.4.9. Zapisywanie dokumentu tekstowego w różnych formatach

Tworzone dokumenty możesz zapisać w domyślnym formacie edytora lub wybrać inny, dostępny typ zapisu plików. Umiejętny dobór właściwego formatu jest istotny podczas wymiany plików między użytkownikami pracującymi w różnych środowiskach pracy. Zapisując dokument, warto określić jego przeznaczenie i dalsze użytkowanie w wersji elektronicznej przez osoby, być może korzystające z innych programów biurowych. Dlatego warto poznać możliwości zapisu dokumentów w różnych formatach. Podręcznik, z którego korzystasz też uwzględnia różne środowiska pracy.
Prezentowane w podręczniku edytory tekstu umożliwiają zapis dokumentu do pliku w wielu różnych formatach m.in. DOCX (starsza wersja DOC), ODT, RTF, TXT, PDF a nawet HTML. Sprawdź, jaki typ zapisu plików umożliwia edytor tekstu, z którego korzystasz.
Zobacz, w jakich formatach możesz zapisać dokument tekstowy przygotowany w:
edytorze Word.
edytorze Writer.
Zobacz przykładowe ikony tego samego pliku tekstowego zapisanego w różnych formatach.

Ważne

Jeśli chcesz zobaczyć rozszerzenia plików będących w zasobach twojego komputera, w Opcjach folderów, odszukaj i usuń zaznaczenie przy poleceniu Ukryj rozszerzenia znanych typów plików lub uruchom okno Właściwości.

Zadanie 1.4.9.1.

Zapis dokumentu w formacie rtf i odt

Fromat RTF (Rich Text) wykorzystywany jest do wymiany plików np. do przesyłania plików drogą elektroniczną. Zastosowanie tego typu plików umożliwia odbiorcom różnych wersji programu odczytanie i modyfikację dokumentów. Pliki z tym rozszerzeniem mają mniejszy rozmiar od plików zapisanych w domyślnym formacie pod warunkiem, że nie zawierają grafiki i innych elementów multimedialnych. Należy pamiętać, że grafika umieszczona w dokumencie znacznie zwiększa wielkość pliku.
Format RTF jest jednym z podstawowych formatów dokumentów tekstowych wykorzystywanych w administracji publicznej. Pliki z rozszerzeniem RTF, jako dokumenty do pobrania, znajdziesz na stronach www, również w tym podręczniku.
Dokumenty utworzone w formacie RTF można zapisywać przy użyciu popularnych edytorów tekstu np. MS Word 2013 czy Wirter.
Format ODT (Open Document Text) jest otwartym standardem zapisu plików obejmujących pakiet biurowy. Format ten, obok formatu TXT i RTF, jest podstawowym formatem dokumentów tekstowych wykorzystywanych w administracji publicznej.
ODT jest domyślnym formatem edytora Writer. Do tworzenia i odczytu dokumentów w tym formacie możesz również zastosować komercyjny program MS Word 2013.
Otwieranie i zapisywanie plików z rozszerzeniem ODT w różnych środowiskach biurowych może spowodować utratę formatowania tekstu. Dlatego, tworząc dokumenty tekstowe z wykorzystaniem wielu środowisk biurowych (np. pracując w grupie), starajcie się najpierw napisać tekst a dopiero potem dokonać formatowania dokumentu. W ten sposób unikniecie utraty formatowania podczas przechodzenia z jednego edytora na drugi.

Zapis dokumentu w formacie html

Korzystając z edytora tekstu, w prosty sposób można wykonać stronę sieci Web. Wystarczy utworzony dokument zapisać w formacie html. Taki zapis umożliwia odczytanie tekstu w dowolnej przeglądarce internetowej. Niestety, utworzona w ten sposób strona najczęściej różni się od oryginału układem tekstu i grafiki.
Z chwilą zapisania dokumentu tekstowego w formacie html, pojawi się na dysku dodatkowy folder, w którym umieszczone są pliki graficzne występujące w tekście oraz inne pliki pomocnicze.

Zadanie 1.4.9.2.

Wybierz z zasobów komputera dowolny plik tekstowy, otwórz go w edytorze tekstu, a następnie zapisz w jako stronę sieci Web w formacie html. Jeżeli masz problemy lub wątpliwości, skorzystaj ze wskazówki. Porównaj oba dokumenty.
Odpowiedź
Aby zapisać plik w formacie html:
  • Zapisz oryginalny dokument w domyślnym formacie edytora tekstu.
  • Ponownie wybierz polecenie Zapisz jako i w oknie dialogowym w polu zapisz jako typ wybierz Strona sieci web/dokument html.
  • W przypadku edytora Writer możesz skorzystać z polecenia Eksportuj, a następnie w oknie dialogowym w polu Zapisz jako typ wybierz format XHTML.

Ważne

Zapis pliku w domyślnym formacie edytora ułatwi ci pracę nad ewentualną modyfikacją dokumentu.

Zapamiętaj

Pamiętaj, że nie wszyscy mają najnowsze wersje programów. Sytuacja ta często utrudnia pracę z plikami zapisanymi w domyślnych formatach danego edytora. Dlatego dokumenty tekstowe przeznaczone do dalszej wymiany zapisuj w formacie możliwym do wyświetlenia w różnych środowiskach biurowych. W zależności od potrzeby stosuj formaty RTF lub ODT.
Odczyt dokumentów PDF odbywa się za pomocą powszechnie stosowanych bezpłatnych programów, tzw. czytników dokumentów PDF lub przeglądarek PDF. Jeśli chcesz zabezpieczyć dokument przed modyfikacją lub wydrukować go na innym stanowisku komputerowym, zastosuj ten typ plików.
Dokument w formacie HTML odczytasz w dowolnej przeglądarce internetowej.